FORMATO DE DOCUMENTOS COMERCIALES: CATEGORIA ADMINISTRATIVA Y FINANZASA
1. Carta comercial
2. El informe
3. Actas
4. Memorándum
5. Circular6. Solicitud
1. Carta comercial:
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
EstructuraUna carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. • En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
Ejemplo:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.
Saludo a Ud.
Atentamente,
Pamela A. Ritchie
Gerente General
- Qué es la Carta Comercial :
Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.
Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.
Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.
3.- Cuales son las extensiones de la carta
Por su extensión:
Cortas:
cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.
4.- Cuales son los estilos o formas de disposición de las cartas
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
5.- Cual es la diferencia entre el bloque y el semibloque
La diferencia del Estilo Bloque y el Estilo Semibloque: Este estilo Semibloque mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
6.- Como se diferencia el sangrado del semibloque
EL Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos:
Cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
7.- Puntuación de una Carta ComerciaL
Por su puntuación:
Abierta: no lleva· signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
Cerrada: lleva· signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.
Mixta o corriente: combina los dos estilos.
8.- Presentación de la Carta Comercial
En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas básicas para no cometer errores en el momento de su presentación, que podrían costa el éxito de un proyecto empresarial.
• En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.• El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redacción clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida.
• Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo.
• Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centímetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuación se realizará el mismo proceso que en las demás correspondencia.
• La correspondencia comercial jamás se debe escribir a mano o máquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologías de información manejan el panorama empresarial, dejaría mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora.
Ejemplo: carta bloque extremo
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.
Saludo a Ud.
Atentamente,
Pamela A. Ritchie
Gerente General
SOBRES
SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE RECTA
Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa.
Tiene la solapa de cierre recta y más larga que las laterales.
Sobre "Retorno alemán"
Así llamado porque su solapa de cierre prolongada lleva un perforado en el
Límite de la zona engomada para utilizar como cupón o bono de respuesta la parte de solapa desprendible.
Sobre "Bangtail" ("desprendible");
De solapa de fondo prolongada y plegada en el sentido de la solapa de cierre para utilizar como cupón o bono de pedido en una oferta publicitaria.
Sobre de solapas rectas especiales para ensobradora.
SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE DE PICO.
Sobre "Americano" Además de la solapa de cierre en forma de pico o angular, solapa de fondo de un ángulo de 90 %
Sobre "Ministro"
Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de fondo (generalmente usado en correspondencia de ceremonia y medidas 120 x 176mm.
con la actual normalización).
Sobre rombo
2. El informe
El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.
Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas:
1. ¿Qué es lo que se investiga exactamente?
2. ¿Por qué?
3. ¿Según qué método?
4. ¿Cuáles son los resultados?
5. ¿Cuáles son las conclusiones?
De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe de investigación:
1. Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación)
2. Descripción del problema
3. Manera de trabajo
4. Resultados
5. Conclusión
Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico.
Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.
Ejemplo:
Introducción:En este informe se trata de comprobar que escuchar no es igual a oír, ya que el primero es un fenómeno biológico y el segundo pertenece al dominio del lenguaje, siendo un factor preponderante la interpretación.
Descripción del problema:
Si examinamos detenidamente la comunicación, nos daremos cuenta que ella descansa, principalmente, no en el hablar sino en el escuchar, éste es el factor fundamental del lenguaje. El hablar efectivo sólo se logra cuando es seguido de un escuchar efectivo. Por lo tanto, el escuchar es lo que dirige todo el proceso de la comunicación. Cuando escuchamos, generamos un mundo interpretativo, escuchar es oír más interpretar.
Manera de trabajo:
Oír es un fenómeno biológico, se le asocia a la capacidad de distinguir sonidos en nuestras interacciones con un medio (que puede ser otra persona). Oír es la capacidad biológica que poseen algunas especies vivas de ser gatilladas por perturbaciones ambientales en forma tal que generen el dominio sensorial llamado sonido.
Determinadas perturbaciones ambientales generan, en algunos organismos, lo que llamamos el fenómeno del oír. Los organismos que pertenecen a una misma especie comparten la misma estructura biológica son gatillados, normalmente, de una manera similar por una misma perturbación. Escuchar es un fenómeno totalmente diferente. No hay escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa, aún cuando no haya sonidos. Por ejemplo, "escuchamos" los gestos, las posturas del cuerpo en la medida en que seamos capaces de atribuirles un sentido. También el cine mudo podemos escuchar cuando no hay sonidos.
Resultado:El escuchar efectivo ha llegado a adquirir la máxima prioridad, desde nuestra vida personal hasta en los negocios, por ejemplo, Tom Peters enfatiza que una de las principales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el administrador no escucha a sus empleados, ni a sus clientes, ni lo que está sucediendo en el mercado.El acto de escuchar está basado en la apertura mental, en aceptar que los otros son diferentes de nosotros. El respeto mutuo es esencial para poder escuchar.
Conclusión: El escuchar ha llegado a ser un asunto de vital importancia para asegurar no sólo la comunicación efectiva y el éxito personal, sino la convivencia misma.
3. Actas
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.
Un acta está constituida por:
* Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación * lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
* Lista de asistentes
* Resumen ordenado de los debates realizados
* Visto bueno y firma del presidente
* Firma del secretario
Ejemplo:
Acta de la reunión de la comisión directiva del Club de Debate:
Asistentes:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente
Sr. D. Carlos Diez
Sr. D. Pedro Benítez
Sr. D. Enrique Parra
Sr. D. Julio Aguirre
Sr. D. Daniel Echeverría
Sr. D. Roberto Castro, secretario
Fecha: 15 de junio de 2003
Hora de Comienzo: 16 hs.
Hora de terminación: 17.30 hs.
Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile
Desarrollo de la reunión:
Se abre la sesión con el siguiente orden del día:
1. Discusión sobre la diferencia entre escuchar y oír.
2. Discusión sobre el escuchar y su relación con los negocios.
1. Se abre la discusión sobre el primer punto:
El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia biológica entre escuchar y oír.
El Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Benítez.Sometido a votación, se decide:
a. Encargar la publicación de lo discutido al Sr. Echeverría
El sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contra de la discusión, fundándose en el motivo siguiente: Escuchar y oír son sinónimos por lo tanto no ve el motivo de tal discusión.
2. Se abre la discusión del segundo punto. Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión que será el 22 de junio de 2003.
La Presidenta El Secretario
Visto bueno y firma
4. Memorándum
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorando de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:
MEMORÁNDUM
PARA:
DE:
FECHA
ASUNTO:
Ejemplo:
Ritchie S.R.L.
Memorándum
Para: Jefe de RR. HH. Enrique González
De: G.G. Pamela Ritchie
Fecha: 15 de junio de 2003
Asunto: Escuchar a los empleados
El conocido gurú del managment, Tom Peters, enfatizó que una de las principales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el manager no escucha a sus empleados.Por lo tanto recomiendo a ud. escuchar todas las sugerencias y propuestas de nuestros empleados para un mejor funcionamiento de nuestra empresa.
Saludos a ud.
Atentamente,
Pamela Ritchie
Gerente General
4. Ensayo
Es el género que desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desde una perspectiva netamente personal y que exige la participación del lector, incitándolo a pensar por cuenta propia. Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias del autor, razonamientos propios o ajenos, observación directa de la realidad, siempre que el desarrollo sea original y subjetivo.Según cada autor, el ensayo puede ser corto o largo, pero generalmente todos presentan un esquema como el siguiente:
Introducción: sobre qué trata el ensayo y porqué es importante el tema.Desarrollo: se explica el tema central del ensayo.Conclusión: Resume lo dicho anteriormente.
Ejemplo:
Ensayo sobre el escuchar: la dimensión activa de la comunicación.No hay escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa. Aquí reside el aspecto activo del escuchar.Cuando escuchamos, no solamente escuchamos las palabras que se hablan; también escuchamos las acciones implícitas en el hablar. Puesto que somos capaces de escuchar posibilidades de acción, también podemos atribuir sentido, también podemos atribuir sentido a acciones que aún no han sido ejecutadas. Cuando hacemos esto hablamos de "inquietudes". Cuando escuchamos, por lo tanto, escuchamos las inquietudes de las personas. Escuchamos el porqué las personas realizan las acciones que realizan. Esto es lo que nos permite escuchar que alguien desea hacerse rico cuando dice que quiere dedicarse a los negocios.Cuando escuchamos no somos receptores pasivos de lo que se está diciendo. Por el contrario, somos activos productores de historias. Para ello debemos permitir que los otros hablen, pero también hacerles preguntas, que nos permitirán comprender los hechos, emitir juicios bien fundados y elaborar historias coherentes. Al alejarnos del supuesto de que el escuchar es pasivo, podemos ahora observar el escuchar como una acción a realizar, como una acción que puede ser diseñada y como una acción que se basa en competencias específicas que podemos aprender.
5. Circular
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
-Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.-Lugar, fecha de emisión.-De: Indicación de quien envía la circular-A: Indicación de a quien se envía.-Cuerpo: El contenido de la misma-Frase de despedida-Nombre, apellido y cargo
Ejemplo:
CIRCULAR N°: 15
ASUNTO: Charla de Tom Peters
SANTIAGO, 19 de junio de 2003
DE: GERENTE GENERAL
A: GERENTES DE ÁREAS
Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en nuestra empresa, deseo invitarlos a la charla que nos ofrecerá en nuestro salón auditórium el día 21 de junio de 2003, sobre los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y
"saber escuchar = más productividad".
Saludo a Uds.
Atentamente,
Pamela A. Ritchie
Gerente General
6. Solicitud
La solicitud es una comunicación escrita que se propone formular un pedido, a fin de conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para conseguir algo que la ley nos concede. La introducción: Se busca el camino que relaciona al emisor con el receptor, a través de la identificación de la persona: natural, jurídica, grupo o entidad que detrás de un propósito abre la comunicación. Cuerpo: Comprende la exposición de un hecho, antecedente o explicación, mediante la cual el emisor contrata la atención del receptor y lo invita a compartir mentalmente la veracidad de las afirmaciones con documentos o certificados; depende del caso.
Conclusión: Consiste en el cierre de la solicitud, con el agradecimiento, propio de la cortesía del emisor. El agradecimiento debe hacerse con la realidad del tiempo posible de la respuesta; esto es con un verbo en futuro, porquevendrá la respuesta siempre en futuro. Cabria incluir en este aspecto, la expresión final "ATENTAMENTE", después de la cual se firma y se rubrica, señal de asumir la responsabilidad sobre el escrito.
Ejemplo:
Solicitud
Ref.: SOLICITA LIBRO "ANTOLOGÍA DEL LENGUAJE"
Santiago 19 de junio de 2003
Pamela Ritchie, alumna de Universidad Mayor,
Rut: 29.558.621-4, soltera
respetuosamente expone:
Debido a mi interés en el tema sobre el hablar y el escuchar en la comunicación humana, solicito el libro "Antología del lenguaje" de Rafael Echeverría, a vuestra biblioteca, para una mejor información sobre el tema mencionado.POR TANTO, solicito la inclusión de dicho libro en vuestro catálogo.ATENTAMENTE, a la SEÑORA DIRECTORA DE BIBLIOTECAS.
Pamela A. Ritchie
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